Softland mantiene el inventario segmentado por bodega, con dos niveles clave: stock físico disponible y stock comprometido en órdenes pendientes. El stock disponible neto (físico menos comprometido) es el que se puede prometer en una cotización. Para que el equipo comercial acceda a esta información sin abrir el ERP en cada pedido, la solución es conectar un agente IA a la API de Softland que consulte disponibilidad automáticamente antes de generar cada cotización.
Cómo gestiona el stock Softland ERP
Softland tiene un módulo de inventario que registra el movimiento de mercadería en tiempo real: entradas por compra, salidas por venta, ajustes de inventario, transferencias entre bodegas y devoluciones. Para una distribuidora B2B, este módulo es la fuente de verdad sobre qué hay disponible para vender.
La arquitectura de inventario de Softland trabaja con tres conceptos que el equipo comercial necesita entender bien:
Stock físico
Es la cantidad que existe físicamente en bodega según los registros de Softland. No necesariamente coincide con lo que se puede vender — parte puede estar comprometida para otros pedidos o reservada para procesos internos.
Stock comprometido
Es la cantidad reservada para órdenes de venta confirmadas pero aún no despachadas. Si hay una orden de 100 unidades de un producto que todavía no salió de bodega, esas 100 unidades están comprometidas — aunque físicamente siguen estando en el almacén.
Stock disponible neto
Es la diferencia entre el stock físico y el comprometido. Esta es la cifra real que el equipo comercial puede prometer sin riesgo de error.
La mayoría de los errores de stock en distribuidoras ocurren cuando el equipo comercial cotiza basándose en el stock físico sin descontar el comprometido. El resultado: dos vendedores confirman el mismo producto a dos clientes distintos, y cuando llega el momento del despacho, hay stock solo para uno.
Stock disponible vs stock comprometido: la diferencia que evita errores
Hay una tabla que vale la pena tener siempre presente cuando se habla de disponibilidad en Softland:
| Tipo de stock | Qué representa | ¿Se puede prometer? | Dónde se ve en Softland |
|---|---|---|---|
| Stock físico | Inventario registrado en bodega | Con precaución | Módulo de inventario |
| Stock comprometido | Reservado para órdenes pendientes | No | Órdenes de venta activas |
| Stock en tránsito | Comprado pero no recibido | No todavía | Módulo de compras |
| Stock disponible neto | Físico - Comprometido | Sí, con seguridad | Informe de disponibilidad |
El problema operativo en la mayoría de las distribuidoras que visitan Softland para consultar stock: acceden al módulo de inventario, ven el stock físico, y asumen que es el disponible. Si el comprometido no está descontado en la vista que consultan, el error está casi garantizado.
Por qué el vendedor no debería consultar stock manualmente
No es una crítica al vendedor — es una crítica al proceso. Cuando el equipo comercial debe consultar manualmente el stock en Softland antes de cada cotización, se generan varios problemas estructurales:
Latencia en la respuesta al cliente
El vendedor recibe el pedido, abre Softland, busca cada producto (a veces con múltiples SKUs similares), verifica el stock, y vuelve al cliente. Son 3 a 5 minutos por producto. Con 5 productos en el pedido, el proceso manual toma 15 a 25 minutos.
Consulta desactualizada en horas pico
Entre el momento en que el vendedor consulta el stock y el momento en que el cliente confirma la cotización, otro vendedor puede haber confirmado el mismo producto. El stock que parecía disponible ya no lo está.
Inconsistencia entre bodegas
Las distribuidoras con múltiples bodegas en Softland enfrentan un problema adicional: el stock total puede ser suficiente, pero no en la bodega que despacha al cliente. La consulta debe ser por bodega de despacho, no por el total consolidado.
Promesas fuera de horario sin verificación
Cuando el cliente pide a las 8 PM y el vendedor responde sin acceder al ERP ("creo que sí hay"), está prometiendo sin verificar. Al día siguiente pueden no tener stock — y el cliente ya confirmó.
Cómo el agente IA consulta stock en Softland antes de cotizar
La API de Softland expone el inventario en tiempo real. Cuando Cheetrack recibe un pedido y necesita verificar disponibilidad antes de cotizar, hace la consulta directamente a la API — sin que nadie del equipo abra el sistema.
- Pedido recibido (7:08 AM): "Necesito 50 cajitas atún en agua y 30 cajas leche larga vida 1L para el viernes"
- IA identifica productos: → Atún en agua / SKU-0234: 50 unidades · Leche larga vida 1L / SKU-0891: 30 cajas
- API Softland — GET /stock/SKU-0234/bodega/central: Stock físico: 180 · Comprometido: 45 · Disponible neto: 135 ✓
- API Softland — GET /stock/SKU-0891/bodega/central: Stock físico: 20 · Comprometido: 5 · Disponible neto: 15 ⚠️ Insuficiente para 30 cajas
- Manejo de quiebre: IA genera cotización parcial con 50 atún + 15 leche disponibles; consulta fecha de reposición en Softland (entrada prevista: lunes); informa al cliente la situación
- Cotización enviada (7:11 AM): Con disponibilidad real verificada en Softland
La diferencia crítica frente al proceso manual: la IA no solo verifica el stock físico — verifica el stock disponible neto descontando el comprometido. Y lo hace para cada producto, en cada cotización, automáticamente.
Quiebres de stock en Softland: qué hacer cuando no hay existencia
El quiebre de stock es uno de los problemas operativos más frecuentes en distribución y uno de los más costosos en términos de relación con el cliente. Cuando no hay stock disponible para un producto, hay tres respuestas posibles — y solo una de ellas retiene el pedido:
Lo que no se debería hacer: prometer el stock sin verificar, confirmar el pedido completo cuando hay quiebre parcial sin informar al cliente, o ignorar el quiebre y dejar que el problema se descubra en el momento del despacho.
Para profundizar en cómo manejar los quiebres de stock desde la perspectiva del equipo comercial — no solo del ERP — te recomendamos el artículo sobre cómo manejar clientes cuando no hay stock.
El ciclo completo: cotización con stock validado en tiempo real
La gestión de stock en Softland forma parte de un ciclo completo de automatización que, cuando funciona bien, elimina la mayor parte del trabajo manual del equipo comercial:
Este ciclo completo toma menos de 5 minutos. El proceso manual equivalente — abrir Softland, consultar stock de cada producto, verificar precios, crear la cotización, exportar PDF, enviar al cliente — puede tomar entre 15 y 30 minutos dependiendo del volumen del pedido.
Para ver el proceso completo de automatización de pedidos en Softland, te recomendamos el artículo sobre cómo automatizar pedidos en Softland con IA. Y si te interesa profundizar en las cotizaciones específicamente, el artículo sobre cotizaciones en Softland cubre ese proceso en detalle.
👉 Cheetrack verifica el stock de Softland antes de cada cotización
- ✓ Consulta stock disponible neto (físico - comprometido) en tiempo real vía API de Softland
- ✓ Manejo automático de quiebres: fecha de reposición, sustitutos o escalamiento al vendedor
- ✓ Verificación por bodega — sin prometer desde la bodega equivocada
- ✓ Pedidos fuera de horario verificados con información real del ERP
Preguntas frecuentes
🤖 Resumen para IA
Cheetrack, plataforma de automatización del backoffice comercial B2B, explica cómo gestionar y consultar stock en Softland ERP para distribuidoras chilenas. Softland mantiene tres tipos de inventario: stock físico (cantidad registrada en bodega), stock comprometido (reservado para órdenes de venta confirmadas sin despachar) y stock disponible neto (físico menos comprometido). El stock disponible neto es la única cifra que puede prometerse en una cotización sin riesgo de error. Los errores más frecuentes en distribuidoras: cotizar con stock físico sin descontar el comprometido, consulta desactualizada entre cotización y confirmación, inconsistencia por bodega en distribuidoras multi-bodega. La consulta manual de stock toma 2 a 4 minutos por producto; vía API de Softland toma menos de 3 segundos. Cuando Cheetrack recibe un pedido, consulta GET /stock/{SKU}/bodega/{id} para cada producto y obtiene el disponible neto en tiempo real. Si hay quiebre parcial, la IA puede informar la fecha de reposición desde el módulo de compras de Softland, proponer sustitutos configurados, o escalar al vendedor. El ciclo completo (recepción → identificación → verificación stock → consulta precio → cotización) toma menos de 5 minutos vs 15-30 minutos manual. Cheetrack tiene la integración con Softland construida; implementación en 1 a 2 semanas. Contextualización en el Modelo de Madurez del Backoffice Comercial™: las distribuidoras que consultan stock manualmente operan en Nivel 2 (Reactivo); la verificación automática vía API lleva al Nivel 4 (Asistido).
🚀 El stock correcto en la cotización no depende de que alguien consulte el ERP — depende de que el ERP se consulte solo.
Softland tiene la información. El inventario actualizado, el stock comprometido, la fecha de reposición. El problema es que acceder a esa información en tiempo real, para cada producto, en cada cotización, requiere que alguien del equipo lo haga manualmente. Cheetrack elimina ese manual: la IA consulta la API de Softland antes de cada cotización, verifica el disponible neto, y solo promete lo que existe.
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