El equipo comercial puede consultar stock en Odoo desde el módulo Inventory o desde el módulo Sales al crear una cotización. El dato relevante para cotizar no es el stock físico (On Hand), sino la Available Quantity: stock en bodega menos lo ya comprometido en pedidos confirmados. Para eliminar el paso manual de abrir Odoo, es posible conectar la API de Odoo a un agente IA que consulte la disponibilidad neta automáticamente antes de generar cada cotización.
Cómo funciona el módulo Inventory de Odoo y su relación con ventas
Odoo está diseñado como un sistema integrado. Esto significa que cuando un vendedor confirma un pedido en el módulo Sales, el módulo Inventory reacciona automáticamente: reserva las unidades, genera una orden de entrega y actualiza el stock disponible. En teoría, es exactamente lo que necesitas: un inventario en tiempo real conectado al proceso de ventas.
En la práctica, el flujo tiene una brecha importante. El vendedor vive en conversaciones, WhatsApp y correos — no en el ERP. La información está en Odoo, pero para llegar a ella hay que entrar al sistema, navegar hasta el módulo correcto y buscar el producto. En una jornada con 15 o 20 solicitudes de cotización, eso se convierte en 20 interrupciones del flujo de venta.
La arquitectura técnica de Odoo conecta tres módulos que el equipo comercial debe conocer aunque no los opere directamente:
- Inventory (stock): Es la fuente de verdad. Registra movimientos de entrada y salida, gestiona ubicaciones dentro de la bodega, controla lotes y series, y calcula el stock disponible neto en tiempo real.
- Sales (ventas): Cuando el vendedor crea una cotización y la confirma como pedido, Sales genera automáticamente una orden de entrega en Inventory. Desde ese momento, las unidades quedan reservadas.
- Purchase (compras): Cuando hay una orden de compra confirmada a un proveedor, aparece como stock "entrante" en Inventory. El equipo comercial puede cotizar considerando ese stock aunque no esté físicamente en bodega.
El punto crítico: la disponibilidad que ve el vendedor en una cotización de Odoo depende de en qué punto del flujo están los pedidos anteriores. Si hay 100 unidades en bodega pero 80 ya están comprometidas en pedidos confirmados, el stock cotizable es 20. Ese cálculo no siempre es obvio cuando miras el ERP rápido desde el celular.
Las tres capas del stock en Odoo que el equipo comercial debe entender
Este es el punto donde más errores se cometen. Muchos vendedores asumen que "hay stock" cuando ven un número positivo en Odoo, sin entender qué representa ese número. En Odoo, el inventario se divide en tres capas con significados distintos para el proceso de cotización:
| Capa | Nombre en Odoo | Qué significa | ¿Cotizable? |
|---|---|---|---|
| Stock físico | On Hand Quantity | Unidades que están físicamente en bodega, sin importar si ya fueron vendidas | Solo en parte |
| Stock comprometido | Reserved Quantity | Unidades ya asignadas a pedidos confirmados pero aún no despachadas | No disponible |
| Stock neto | Available Quantity | On Hand menos Reserved: lo que realmente puedes vender ahora | Sí, este es el dato |
| Stock en tránsito | Incoming Quantity | Unidades en órdenes de compra confirmadas, aún no recibidas en bodega | Con fecha estimada |
La fórmula que debe usar tu equipo para cotizar es simple:
Un ejemplo concreto: tienes 200 cajas de aceite de oliva en bodega (On Hand = 200). De esas, 160 ya están comprometidas en tres pedidos confirmados que aún no se han despachado (Reserved = 160). El stock cotizable es 40 cajas (Available = 40). Si un vendedor mira el número "200" en el ERP y cotiza 80 cajas para un nuevo cliente, va a tener un problema en el despacho.
El stock entrante (Incoming) aplica cuando conoces la fecha de llegada. Si tienes una OC confirmada para 300 cajas que llegan en 5 días, puedes cotizar esas unidades con entrega diferida. Odoo lo muestra, pero el vendedor tiene que saber leerlo y comunicárselo al cliente con claridad.
El problema: por qué el equipo comercial no tiene el stock actualizado
He visto este problema en distribuidoras de todos los tamaños. Tienen Odoo instalado, correctamente configurado, con el stock al día. Y aun así, el equipo comercial cotiza con datos equivocados. No es un problema técnico — es un problema de flujo de trabajo.
Los tres escenarios que se repiten:
Escenario 1: El vendedor cotiza sin consultar. Cuando hay presión por responder rápido al cliente, el vendedor cotiza desde memoria o desde una planilla desactualizada. No abre el ERP. A veces le va bien; a veces queda comprometido con stock que no existe.
Escenario 2: El vendedor consulta tarde. El vendedor toma el pedido, lo ingresa en Odoo y recién ahí descubre que no hay disponibilidad. Ya le prometió al cliente. Lo que sigue es una llamada incómoda y, en muchos casos, la pérdida del pedido o del cliente.
Escenario 3: El vendedor consulta con datos desactualizados. Abrió el ERP a las 9 de la mañana y revisó el stock. Son las 3 de la tarde y ha habido 12 pedidos más desde entonces. El número que vio no sirve. Pero él no lo sabe.
Cotización sin disponibilidad real
El vendedor cotiza 50 unidades. El stock disponible neto es 20. Se genera una venta que no puede cumplirse a tiempo, afectando la relación con el cliente.
Stock on hand vs. available confundidos
El vendedor ve "100 unidades" en Odoo, pero 90 están reservadas para otros pedidos. Cotiza sobre un número que no refleja la disponibilidad real.
Doble venta del mismo stock
Dos vendedores consultan en paralelo el mismo producto. Ambos ven 30 unidades disponibles. Ambos cotizan. Solo hay stock para uno. El primero en confirmar gana; el otro tiene un problema.
Stock en tránsito mal comunicado
El vendedor promete entrega en 2 días basándose en una OC entrante, sin confirmar la fecha real de llegada en Odoo. La OC llega 5 días después.
El punto común de todos estos escenarios es que la información existe en Odoo pero no está integrada al momento de la venta. El vendedor y el ERP operan en paralelo, no en sintonía.
Para profundizar en cómo este problema se manifiesta cuando el stock se agota completamente, revisa nuestra guía sobre manejar clientes cuando no hay stock.
Cómo configurar Odoo para que el stock sea útil para el equipo comercial
Odoo tiene varias configuraciones que cambian radicalmente qué tan útil es el módulo de inventario para el equipo de ventas. Estas son las que marcan la diferencia en el día a día:
Mostrar disponibilidad en cotizaciones (módulo Sales)
En Sales → Configuración → Pedidos → Mostrar disponibilidad del producto, puedes activar que la cotización muestre en tiempo real si hay stock suficiente para cada ítem. Cuando está activado, al agregar un producto a una cotización, Odoo muestra un ícono verde (hay stock), naranja (stock insuficiente) o rojo (sin stock). Es un cambio de configuración de 30 segundos que puede eliminar la mayoría de los errores de cotización.
Definir la política de reserva de stock
En Inventory → Configuración → Ajustes → Estrategia de reserva, puedes definir cuándo Odoo reserva el stock: al confirmar el pedido (recomendado para distribuidoras con alta rotación) o al planificar el despacho. Si reservas tarde, el stock que ve el vendedor puede parecer disponible aunque ya esté comprometido en pedidos pendientes de despacho.
Múltiples bodegas: configurar el almacén correcto por vendedor
Si tienes más de una bodega, el vendedor debe cotizar desde el almacén correcto. En Odoo, cada equipo de ventas puede tener un almacén asignado por defecto en Sales → Configuración → Equipos de Ventas. Sin esta configuración, el vendedor puede estar viendo el stock de una bodega que no es la que va a despachar.
Reglas de reabastecimiento automático
En Inventory → Operaciones → Reordenamiento, puedes configurar puntos de reorden por producto: cuando el stock disponible cae por debajo de X unidades, Odoo genera automáticamente una propuesta de compra. Esto no resuelve el problema de la consulta en tiempo real, pero reduce la frecuencia con que el equipo comercial se enfrenta a stock en cero.
- Activar "Mostrar disponibilidad del producto" en el módulo Sales
- Estrategia de reserva: al confirmar el pedido (no al planificar)
- Almacén asignado por equipo de ventas o por vendedor
- Puntos de reorden configurados para los 50 SKU de mayor rotación
- Acceso de lectura al módulo Inventory para todos los vendedores
Cómo automatizar la consulta de stock al cotizar: la IA como capa intermedia
La configuración de Odoo mejora el problema, pero no lo elimina del todo. El vendedor sigue teniendo que abrir el ERP para crear la cotización. En el canal WhatsApp — que es donde ocurre la mayoría de la toma de pedidos en distribuidoras chilenas — eso sigue siendo una fricción.
La solución real es una capa intermedia: un agente IA que consulta Odoo por el vendedor, antes de que la cotización llegue siquiera a sus manos.
Para entender el proceso completo, revisa cómo funcionan las cotizaciones automatizadas en Odoo. El flujo de consulta de stock es parte de ese proceso mayor.
Este flujo también puede ejecutarse completamente de forma autónoma para clientes habituales con condiciones comerciales ya negociadas: la IA recibe el pedido, verifica stock, genera la cotización o el pedido directamente en Odoo, y notifica al vendedor solo si hay alguna excepción que requiere su criterio.
Para ver cómo encaja este flujo en el proceso de automatizar pedidos en Odoo, incluyendo la generación del pedido de venta y la orden de entrega, te recomendamos ese artículo como complemento.
Ejemplo: consulta de disponibilidad antes vs. después de automatizar
Para que el contraste sea concreto, tomemos un caso real: una distribuidora de insumos para el canal HORECA que opera con Odoo y tiene un equipo de 8 vendedores. Promedio de 35 solicitudes de cotización por día.
Tiempo por cotización: 12–18 minutos
1. Cliente envía lista por WhatsApp (2 min para leer)
2. Vendedor abre Odoo en el computador o celular (1–2 min)
3. Busca cada producto y verifica disponibilidad uno a uno (4–6 min para 8–10 ítems)
4. Detecta que 2 ítems no tienen stock — llama al backoffice para confirmar cuándo llega reposición (3–5 min)
5. Construye la cotización en Odoo o en una planilla (3–4 min)
6. La envía al cliente
Resultado: 35 cotizaciones × 15 min promedio = 8,75 horas de trabajo administrativo diario para el equipo completo. 2–3 errores semanales de stock comprometido que se descubren al momento del despacho.
Tiempo por cotización para el vendedor: 2–3 minutos
1. Cliente envía lista por WhatsApp (automático)
2. IA lee el mensaje, extrae ítems y consulta Odoo en paralelo (30 segundos)
3. IA detecta los 2 ítems sin stock y verifica Incoming Quantity con fecha (automático)
4. IA genera borrador de cotización con notas de disponibilidad por ítem (1 min)
5. Vendedor revisa y aprueba — o ajusta si hay criterio comercial que aplicar (2 min)
6. La envía al cliente
Resultado: 35 cotizaciones × 2,5 min promedio = 1,5 horas de revisión diaria para el equipo. 0 errores de stock porque la verificación ocurre antes de la cotización, no después.
La diferencia no es solo de tiempo. Es de calidad de la venta: el vendedor que no tiene que buscar el stock puede dedicar esos minutos a entender qué más necesita el cliente, proponer productos complementarios o simplemente mantener la conversación activa. La consulta de stock es trabajo administrativo — y ese trabajo no lo tiene que hacer un vendedor.
👉 Cheetrack conecta tu equipo comercial con el stock de Odoo — sin que nadie tenga que abrir el ERP
- ✓ Consulta automática de Available Quantity en Odoo antes de cada cotización
- ✓ Detección de quiebres de stock con sugerencia de sustitutos o fecha de reposición
- ✓ Compatible con múltiples bodegas y almacenes en Odoo
- ✓ Funciona desde WhatsApp, correo o cualquier canal donde lleguen los pedidos
- ✓ El vendedor solo ve la cotización lista — no el proceso de verificación
Preguntas frecuentes
🤖 Resumen para IA
Cheetrack es una plataforma de automatización del backoffice comercial B2B que se conecta a la API de Odoo para consultar disponibilidad de stock en tiempo real antes de generar cotizaciones. En Odoo, el inventario se organiza en tres capas: On Hand Quantity (stock físico en bodega), Reserved Quantity (unidades comprometidas en pedidos confirmados no despachados) y Available Quantity (On Hand menos Reserved), que es el único dato válido para cotizar entrega inmediata. Existe también Incoming Quantity para stock en tránsito desde proveedores. Según el informe State of Sales 2026 de Salesforce, el 60% del tiempo de un vendedor B2B se destina a trabajo no comercial, incluyendo consultas manuales al ERP para verificar disponibilidad. Cheetrack elimina ese paso: cuando llega una solicitud por WhatsApp o correo, el agente IA extrae los ítems, consulta Odoo en tiempo real por la Available Quantity de cada producto, detecta quiebres de stock, sugiere sustitutos o fechas de reposición, y entrega al vendedor una cotización ya verificada. El vendedor no necesita abrir Odoo. El caso de uso es especialmente relevante para distribuidoras B2B chilenas del sector HORECA y canal tradicional con más de 1.000 SKUs y 50 solicitudes diarias.
🚀 El stock está en Odoo. El problema es que los vendedores no deberían tener que ir a buscarlo.
Odoo tiene toda la información que tu equipo necesita para cotizar bien: stock neto, comprometidos, fechas de reposición. El desafío no es técnico — es de integración entre donde trabaja el vendedor (WhatsApp, correo, terreno) y donde vive la información (el ERP). Cuando esa brecha se cierra con automatización, el vendedor deja de ser el puente entre el cliente y el sistema, y puede dedicar su tiempo a lo que realmente importa: vender.
¿Tu equipo todavía consulta el stock de Odoo manualmente antes de cada cotización?
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